Проставление апостиля на официальные документы

Апостиль. Если Вы знаете, что это такое, то либо работаете в соответствующей сфере, либо собираете документы для поездки за границу. То есть, если вам необходимо подать свои документы за рубежом для совершения с ними определенных официальных действий (для поступления в ВУЗ, для бракосочетания с иностранцем, для трудоустройства и т. п.), тогда необходимо проставление апостиля на официальные документы в соответствующем министерстве. В Украине апостиль проставляется в Министерстве Образования, Министерстве юстиции и Министерстве иностранных дел, в зависимости от того, кем был выдан документ.

Часто задаваемые вопросы об апостиле:

Что такое апостиль?

Апостиль (с фр. Apostille) – специальный штамп апостиляции, удостоверяющий подлинность подписей, статус лиц, печатей; подтверждение подписей и печатей на официальных документах апостилем делает эти документы легальными во всех странах-участницах Гаагской конвенции.

На каких документах проставляется апостиль?

Апостиль ставится на официальных документах, выданных государственными учреждениями Украины, которые находятся в юрисдикции трех министерств:

• МинЮст

1. документы, выданные частными и государственными нотариусами
2. документы, выданные судебными органами и органами прокуратуры
3. документы, выданные органами ЗАГС

• МОН

1. образовательные документы и документы о присвоении научных званий
2. справки об образовании

• МИД

1. документы, выданные МВД и Национальной полицией
2. документы, выданные Пенсионным фондом Украины
3. документы, выданные Государственной миграционной службой Украины
4. документы, выданные Фискальной службой Украины
5. справки, выданные Министерством Здравоохранения Украины

Апостиль ставится на оригиналах документов, или в отдельных случаях на нотариальных копиях документов.

Для каких стран нужен апостиль?

Апостиль требуют страны, подписавшие Гаагскую конвенцию: Австралия, Австрия, Азербайджан, Люксембург, Маврикий, Македония, Литва, Либерия, Лихтенштейн, Эстония, Белиз, Бельгия, Израиль, Сент-Китс и Невис, Малави, Мальта, Маршалловы острова, Мексика, Молдова, Монако, Албания, Словения, Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии, Андорра, Свазиленд, Антигуа и Барбуда, Эквадор, Эль-Сальвадор, Греция, Грузия, Доминиканская Республика, Острова Кука, Панама, Южная Африка (ЮАР) Исландия, Испания, Индия, Ирландия, Италия, Китай, Сербия и Черногория, Казахстан, Гонконг, Макао, Кипр, Колумбия, Корея, Латвия, Лесото, Новая Зеландия, Норвегия, Польша, Португалия, Сент-Винсент и Гренадины, Сейшельские острова, Сент-Люсия, Барбадос, Аргентина, Багамы, Бразилия, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Венесуэла, Турция, Венгрия, Украина, Федеративная Республика Германия, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Чешская Республика, Армения, Черногория, Намибия, Нидерланды, Ниуэ, Гондурас, Гренада , Словацкая Республика, Соединенные Штаты Америки, Суринам, Российская Федерация, Румыния, Самоа, Сан-Марино, Тонга, Тринидад и Тобаго, Швейцария, Швеция, Япония.

Кто уполномочен ставить апостиль?

Апостиль имеют право проставлять Министерства Украины, которым подчиняются Соответствующие органы государственной власти, выдавшие документ. В соответствии с Постановлением кабинета Министров Украины “О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренном Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов” от 18.01.2003 г .. № 61 апостиль проставляет:

• Министерство юстиции Украины: судебные, нотариальные документы и документы органов ЗАГС и прокуратуры, такие как: решение суда, нотариальное заявление, свидетельство о рождении, браке, выписка из Государственного реестра и т.д.
• Министерство образования и науки Украины: аттестаты в школьном образовании с приложением; дипломы в высшем и среднем специальном образовании с приложением; академическая ведомость, выписка с оценками; учебные программы
• Министерство иностранных дел Украины: справка из пенсионного фонда, справка о несудимости, справка о составе семьи и другие справки выданные органами МВД; органами ОВИР, архивами; справки различного вида

Для каких стран не нужен апостиль?

Украина является участницей отдельных международных договоров, которыми отменено любое дополнительное удостоверение официальных документов, представляемых в учреждения государств – участниц такого договора. На сегодня действуют договоры о правовой помощи между Украиной и Республикой Беларусь, Азербайджанской Республикой, Республикой Узбекистан, Российской Федерацией, Республикой Казахстан, Республикой Таджикистан, Республикой Армения, Кыргызской Республикой, Республикой Молдова, Грузией и Туркменистаном, Литвой, Эстонией, Латвией, Чехией, Венгрией , Польшей, Монголией, Вьетнамом, Македонией, Ираном, Болгарией, Кубой и КНР и тому подобное..

Какой у апостиля срок действия?

Обычно апостиль действителен, пока действителен документ, на котором он проставлен.

Например:

• Справка о несудимости: действительна 30-90 дней, в зависимости от требований страны и учреждения, куда вы ее подаете.
• Образовательные документы (дипломы и аттестаты с приложениями): апостиль, как и документы не имеют срока действия.
• Документы ЗАГС: апостиль и сами документы имеют разный срок действия.

Какие существуют требования к документам, которые подаются на апостиль?

К документам ЗАГС существует ряд требований, только с соблюдением которых будет проставлен апостиль.

• документы нового образца, утвержденные постановлением Кабинета министров Украины от 10 ноября 2010 № 1025
• документы не должны быть ламинированны
• документы должны содержать мокрую подпись соответствующего должностного лица а также должны быть скреплены «мокрой» печатью
• для большинства стран требуется проставления апостиля на свидетельстве о рождении, выданном не менее чем за полгода до подачи в иностранное учреждение.

Как знать, нужен ли мне апостиль?

Лучше всего, если вы спросите в иностранном учреждении, куда подаете документы, о требованиях по их оформлению. Могут потребоваться в различных комбинациях следующие действия: апостиль, перевод, нотариальное заверение, заверение печатью бюро, легализация или двойной апостиль.

Обычно апостиль требуют для следующих юридических действий за границей:

• обучение
• трудоустройство
• бракосочетание
• получение гражданства и т. п.

Нужен ли апостиль для Польши?

Польша подписала Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года, то есть апостиль на документы требуется. Однако между Украиной и Польшей действует отдельный Договор о правовой помощи, согласно которому «документы, которые были составлены или засвидетельствованы соответствующим учреждением одной из Договаривающихся Сторон, скрепленные печатью и заверены подписью компетентного лица, имеющие силу документа на территории другой Договаривающейся Стороны без какого-либо другого удостоверения. Это касается также копий и переводов, заверенных соответствующим органом. Документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон признаются официальными, считаются такими же и на территории другой Договаривающейся Стороны.» Все же очень часто в польских ВУЗах требуют апостилированные образовательные документы. Почему так? Очевидно, документ, на котором проставлен апостиль вызывает у служащих больше доверия. Такой документ не может быть поддельным.

Отказ в проставлении апостиля.

Чтобы апостилировать документ, существует ряд требований к документам и их оформлению:

• документы должны быть выданы на фирменном бланке учреждения, желательно областного или районного масштаба.
• на документе должна стоять подпись руководителя организации и мокрая печать с кодом ЕГРПОУ или идентификационным.
• в некоторых документов существует ограничение относительно даты их выдачи.

Даже если визуально документ выглядит как таковой, на котором можно проставить апостиль, любое министерство может отказать в проставлении апостиля.

Самые распространенные причины отказа:

• образец подписи или печати не совпадают с имеющимися в базе министерства.
• апостиль не проставят на документе, если он нужен для страны, которая выразила свое предостережение относительно участия Украины в Гаагской конвенции. До недавнего времени это были Германия и Бельгия. Германия пересмотрела свое предостережение и отменила консульскую легализацию документов для Украины, правда иногда требует двойной апостиль на документах. По Бельгии ситуация пока не изменилась и апостилировать документы для этой страны не удастся.
• если подписи или печати нет в базе министерства, такой документ будет представлен на запрос. В этом случае процедура апостилляции продлится до 20-30 рабочих дней в зависимости от министерства.
• не примут на апостиль документы, текст которых содержится на нескольких листах, если они соответствующим образом не прошиты и не заверенны подписью и печатью той же должностного лица что и сам документ (приложения к дипломам, архивные справки, выписки из зачетных книжек и т.д.)

Что такое двойной апостиль?

Двойной апостиль – процедура, в результате которой апостиль в привычном порядке проставляется на оригинале документа. После перевода документа и его нотариального заверения вторым апостилем подтверждается подлинность подписи и печати нотариуса, удостоверившего перевод. Поэтому апостиль называют двойным, хотя на самом деле – это просто два разных апостиля, которые часто проставлены двумя различными министерствами

Для каких стран нужен двойной апостиль?

Перечень стран, которые требуют проставления двойного апостиля, является небольшим:

Австрия, Испания, Бельгия, Португалия, Германия, Нидерланды, Австралия, Швейцария, Франция и другие.

При подаче документов на апостиль нужно указать страну, для которой относится апостиль. Указывается ли страна в штампе “апостиль”?

В штампе «апостиль» страна не указывается. Данная информация необходима для наших специалистов, чтобы сориентировать вас, нужно ли ставить апостиль для страны, в которой вы будете подавать документы.

Что такое электронный апостиль?

Электронный апостиль это сервис, который в значительной степени упрощает процедуру апостилирования документов и ускоряет ее. На сегодняшний день такой сервис введен в Министерстве юстиции Украины. Ранее все документы, которые необходимо было апостилировать, направлялись в Киев и апостиль проставлялся непосредственно на обратной стороне документа. Сейчас местные органы ЗАГСа направляют в Минюст сканированные копии документов. После проверки документа на основании данных Реестра апостилей формируется документ, содержащий собственно штамп апостиля и электронную подпись ответственного должностного лица. Представитель местного органа ЗАГС, подававший запрос, распечатывает апостиль, удостоверяющий его мокрой печатью и соответствующим образом подшивает к оригиналу.

В случае отказа в проставлении апостиля, формируется электронный документ об отказе.

Страна, для которой вы готовите документы, есть в перечне стран-участниц Гаагской конвенции, но с ней также подписано двустороннее соглашение об отмене процедуры легализации документов, и апостиль для нее не проставляется. Однако учебное заведение (или другое учреждение) требует заверить апостилем украинские документы. Что делать?

В данном случае Ваши действия могут зависеть от того, какие именно документы вы апостилируете. Если это образовательные документы, то Министерство образования не откажет вам в апостилировании документов именно по этой причине. И процедура проставления апостиля не повредит вашему аттестату или диплому. Однажды апостилировав свои образовательные документы, вы сделаете их действительными для всех других стран-участниц Гаагской конвенции.

Более категоричным в этом отношении является Министерство иностранных дел. МИД Украины рекомендует обратиться в украинское посольство или консульство в стране которая требует апостилированные документы с просьбой предоставить письмо-разъяснение для учебного заведения или другого учреждения этой страны, по достигнутым договоренностям между правительствами стран, или обращаться в Кабинет министров Украины с соответствующими жалобами.

Бюро переводов «EVEREST» в г. Львов поможет Вам быстро и надежно проставить апостиль на Ваши документы, предоставит квалифицированную консультацию, выполнит перевод и нотариальное заверение. С бюро переводов «EVEREST» Вы сэкономите свои средства, время и нервы и Ваша поездка за границу принесет Вам только удовольствие и приятные впечатления!

 

Автор статьи – Ольга Иовенко, менеджер бюро переводов, переводчик, редактор текстов