Истребование документов

Бывают ситуации, когда нужно снова получить документ, выданный много лет назад. Например, если оригинал был утерян или его требует иностранное учреждение. В таких случаях применяется истребование документов — официальная процедура, которая позволяет получить повторный экземпляр или дубликат документа, имеющего юридическую силу.

Особенности процедуры истребования документов

На первый взгляд, это может казаться простым административным действием. На самом же деле процедура истребования документов имеет четкие требования. И чтобы все прошло без лишних задержек, важно разобраться в деталях. Необходимо знать, кто имеет право подать запрос, какие документы подлежат истребованию, куда обращаться и какие сопроводительные бумаги могут понадобиться.

Кто может подать запрос на истребование документов?

Подать запрос имеет право:

• само лицо, которому принадлежит документ;
• законный представитель (на основании нотариально заверенной доверенности);
• близкий родственник (в случаях смерти, недееспособности или несовершеннолетия лица).

Во всех случаях к обращению обязательно прилагаются документы, подтверждающие право на представление.

Какие документы можно истребовать?

Обычно повторно получают документы, которые имеют постоянное юридическое значение или подтверждают важные жизненные события. Например:

• свидетельства о рождении, браке, смерти, смене имени. То есть акты гражданского состояния;
• документы из архива (справки, личные дела);
• дубликат документа об образовании (аттестат, диплом);
• судебные решения;
• документы о регистрации места жительства;
• справка о несудимости;
• медицинские справки, выписки из истории болезни.

Документы которые нельзя истребовать

Не все документы подлежат повторной выдаче. Законодательством определены также и исключения. Не выдаются:

• справки или документы, которых нет в официальном реестре;
• документы, утратившие юридическую силу;
• материалы, содержащие конфиденциальную информацию (военная тайна, служебная информация).

Также не выдается оригинал документа, если он уже был выдан. Только повторный экземпляр или заверенная копия.

Куда подается запрос на истребование документов?

Тип документа влияет на то, в какое учреждение следует обращаться:

• ЗАГС. В случае необходимости повторно получить свидетельство о рождении, браке, смене имени и т.д.
• Государственные или местные архивы. Для доступа к справкам прошлых лет, личных дел, решений.
• Медицинские учреждения. Если нужно истребовать медицинские справки, заключения врачебных комиссий.
• Учреждения образования. Для повторного получения дипломов, аттестатов, академических справок.
• Министерство юстиции. Когда документ имеет международный характер или требует официального подтверждения на государственном уровне.
• Консульства Украины за границей. Если документ был оформлен за пределами Украины.

Не все свидетельства хранятся в архивах в бумажном виде. Поэтому оформить истребование возможно только в электронной форме или через специальный запрос.

Истребование документов из-за границы

Все чаще граждане обращаются за документами, которые были выданы в других странах. Кто-то когда-то учился, другие — работали или женились за границей. В таких случаях процедуру истребования документов из-за пределов Украины усложняют дополнительные требования. Например, если нужно получить свидетельство о рождении ребенка, выданное в Европе, часто придется пройти апостилирование и сделать официальный перевод.

Особенности запроса в иностранные учреждения

Иностранные учреждения имеют собственные правила и форматы обращений. Чаще всего стоит учесть:

1. Язык. Большинство стран принимает обращение только на официальном государственном языке. Именно поэтому важно иметь качественный перевод.
2. Апостиль/легализация. Если страна является участником Гаагской конвенции, документ требует апостиля. В других случаях — консульской легализации.
3. Требования к переводу. Часто учреждения принимают только официальный или нотариально заверенный перевод.

Учтите, что получение дубликатов может занять больше времени. Особенно если речь идет о документах, выданных много лет назад.

Роль бюро переводов в истребовании документов

Оформление запроса — это лишь один из шагов. Чтобы правильно подготовить документы, выданные за рубежом, часто не обойтись без помощи специалистов.

Бюро переводов EVEREST предоставляет полное сопровождение:

• переводим заявления, письма и формуляры для подачи в соответствующий орган;
• консультируем по апостилированию и легализации свидетельств и актов гражданского состояния;
• выполняем официальный перевод затребованных документов установленного образца.

Мы работаем быстро, качественно и с полным уважением к конфиденциальности. Обращаясь к нам, вы доверяете подготовку документов профессионалам — и можете быть уверены, что все будет выполнено вовремя и без лишних хлопот.