Витребування документів

Бувають ситуації, коли потрібно знову отримати документ, виданий багато років тому. Наприклад, якщо оригінал було втрачено або його вимагає іноземна установа. У таких випадках застосовується витребування документів — офіційна процедура, яка дозволяє отримати повторний примірник або дублікат документа, що має юридичну силу.

Особливості процедури витребування документів

На перший погляд, це може здаватися простою адміністративною дією. Насправді ж процедура витребування документів має чіткі вимоги. І щоб усе пройшло без зайвих затримок, важливо розібратися в деталях. Необхідно знати, хто має право подати запит, які документи підлягають витребуванню, куди звертатися та які супровідні папери можуть знадобитися.

Хто може подати запит на витребування документів?

Подати запит має право:

• сама особа, якій належить документ;
• законний представник (на підставі нотаріально посвідченої довіреності);
• близький родич (у випадках смерті, недієздатності або неповноліття особи).

У всіх випадках до звернення обов’язково додаються документи, що підтверджують право на подання.

Які документи можна витребувати?

Зазвичай повторно отримують документи, які мають постійне юридичне значення або підтверджують важливі життєві події. Наприклад:

• свідоцтва про народження, шлюб, смерть, зміну імені. Тобто акти цивільного стану;
• документи з архіву (довідки, особові справи);
• дублікат документа про освіту (атестат, диплом);
• судові рішення;
• документи про реєстрацію місця проживання;
• довідка про несудимість;
• медичні довідки, виписки з історії хвороби.

Документи які не можна витребувати

Не всі документи підлягають повторній видачі. Законодавством визначено також і винятки. Не видаються:

• довідки або документи, яких немає в офіційному реєстрі;
• документи, що втратили чинність або юридичну силу;
• матеріали, що містять конфіденційну інформацію (військова таємниця, службова інформація).

Також не видається оригінал документа, якщо він вже був виданий. Лише повторний примірник або завірена копія.

Куди подається запит на витребування документів?

Тип документа впливає на те, до якої установи слід звертатися:

• РАЦС. У разі потреби повторно отримати свідоцтво про народження, шлюб, зміну імені тощо.
• Державні або місцеві архіви. Для доступу до довідок минулих років, особових справ, рішень.
• Медичні заклади. Якщо потрібно витребувати медичні довідки, висновки лікарських комісій.
• Заклади освіти. Для повторного отримання дипломів, атестатів, академічних довідок.
• Міністерство юстиції. Коли документ має міжнародний характер або потребує офіційного підтвердження на державному рівні.
• Консульства України за кордоном. Якщо документ був оформлений поза межами України.

Не всі свідоцтва зберігаються в архівах у паперовому вигляді. Тому оформити витребування можливо лише в електронній формі або через спеціальний запит.

Витребування документів з-за кордону

Все частіше громадяни звертаються за документами, які були видані в інших країнах. Хтось колись навчався, інші — працювали або одружувалися за кордоном. У таких випадках процедуру витребування документів з-за меж України ускладнюють додаткові вимоги. Наприклад, якщо потрібно отримати свідоцтво про народження дитини, видане в Європі, часто доведеться пройти апостилювання та зробити офіційний переклад.

Особливості запиту до іноземних установ

Іноземні установи мають власні правила та формати звернень. Найчастіше варто врахувати:

• Мова. Більшість країн приймає звернення лише офіційною державною мовою. Саме тому важливо мати якісний переклад.
• Апостиль/легалізація. Якщо країна є учасником Гаазької конвенції, документ потребує апостилю. В інших випадках — консульської легалізації.
• Вимоги до перекладу. Часто установи приймають лише офіційний або нотаріально завірений переклад.

Врахуйте, що отримання дублікатів може зайняти більше часу. Особливо якщо йдеться про документи, видані багато років тому.

Роль бюро перекладів у витребуванні документів

Оформлення запиту — це лише один із кроків. Щоб правильно підготувати документи, видані за кордоном, часто не обійтись без допомоги фахівців.

Бюро перекладів EVEREST надає повний супровід:

• перекладаємо заяви, листи та формуляри для подання до відповідного органу;
• консультуємо щодо апостилювання й легалізації свідоцтв та актів цивільного стану;
• виконуємо офіційний переклад витребуваних документів встановленого зразка.

Ми працюємо швидко, якісно та з повною повагою до конфіденційності. Звертаючись до нас, ви довіряєте підготовку документів професіоналам — і можете бути певні, що все буде виконано вчасно та без зайвих клопотів.