Проставлення апостиля

Апостиль. Якщо Ви знаєте, що це таке, то, або працюєте у відповідній сфері, або збираєте документи для поїздки за кордон. Тобто, якщо вам необхідно подати свої документи за кордоном для вчинення з ними певних офіційних дій (для вступу у ВУЗ, для одруження із іноземцем, для працевлаштування тощо), тоді необхідне проставлення апостиля на офіційні документи  у відповідному міністерстві. В Україні апостиль проставляється у Міністерстві Освіти, Міністерстві Юстиції та Міністерстві Зовнішніх Справ, в залежності від того, ким було видано документ.

 Найбільш поширені питання про апостиль:

Що таке апостиль?

Апости́ль (з фр. apostille) — спеціальний штамп апостиляції, що засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток; підтвердження підписів і печаток на офіційних документах апостилем робить ці документи чинними в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції.

На яких документах ставиться апостиль?

Апостиль ставиться на офіційних документах, виданих державними установами України, що знаходяться в юрисдикції трьох міністерств:

  • МінЮст
  1. документи, видані приватними та державними нотаріусами
  2. документи, видані судовими органами та органами прокуратури
  3. документи, видні органами РАЦС
  • МОН
  1. освітні документи та документи про наукові звання
  2. довідки про освіту
  • МЗС
  1. документи, видані МВС та Національною поліцією
  2. документи, видані Пенсійним фондом України
  3. документи, видані Державною міграційною службою України
  4. документи, видані Фіскальною службою України
  5. довідки, видна МОЗ України

Апостиль ставиться на оригіналах документів, або в окремих випадках на нотаріальних копіях документів.

Проставлення апостиля

Для яких країн потрібен апостиль?

Апостиль вимагають країни, які підписали Гаазьку конвенцію: Австралія, Австрія, Азербайджан, Люксембург, Маврикій, Македонія, Литва, Ліберія, Ліхтенштейн, Естонія, Беліз, Бельгія, Ізраїль, Сент-Кітс і Невіс, Малаві, Мальта, Маршаллові острови, Мексика, Молдова, Монако, Албанія, Словенія, Об’єднане Королівство Великобританії і Північної Ірландії, Андорра, Свазіленд, Антигуа і Барбуда, Еквадор, Ель-Сальвадор, Греція, Грузія, Домініканська Республіка, Острови Кука, Панама, Південно-Африканська Республіка (ПАР), Ісландія, Іспанія, Індія, Ірландія, Італія, Китай, Сербія і Чорногорія, Казахстан, Гонконг, Макао, Кіпр, Колумбія, Корея, Латвія, Лесото, Нова Зеландія, Норвегія, Польща, Португалія, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сейшельські острови, Сент-Люсія, Барбадос, Аргентина, Багами, Бразилія, Болгарія, Боснія і Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Венесуела, Туреччина, Угорщина, Україна, Федеративна Республіка Німеччина, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чеська Республіка, Вірменія, Чорногорія, Намібія, Нідерланди, Ніуе, Гондурас, Гренада, Словацька Республіка, Сполучені Штати Америки, Суринам, Російська Федерація, Румунія, Самоа, Сан-Марино, Тонга, Тринідад і Тобаго, Швейцарія, Швеція, Японія.

Для яких країн не потрібен апостиль?

Україна є учасницею окремих міжнародних договорів, якими скасоване будь-яке додаткове засвідчення офіційних документів, що подаються до установ держав – учасниць такого Договору. На сьогодні діють Договори про правову допомогу між Україною та Республікою Білорусь, Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією, Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою Республікою,  Республікою Молдова, Грузією та Туркменістаном, Литвою, Естонією, Латвією, Чехією, Угорщиною, Польщею, Монголією, В’єтнамом, Македонією, Іраном, Болгарією, Кубою та КНР тощо.

Як довго дійсний апостиль?

Зазвичай апостиль дійсний, поки дійсний документ, на якому він проставлений.

Наприклад:

  • Довідка про несудимість: дійсна 30-90 днів, залежно від вимог країни та установи, куди ви її подаєте.
  • Освітні документи (дипломи та атестати з додатками): апостиль, як і документи не мають терміну дії.
  • Документи РАЦС: апостиль і самі документи мають різний термін дії.

Які існують вимоги до документів, що подаються на апостиль?

До документів РАЦС існує ряд вимог, тільки з дотриманням яких буде проставлено апостиль.

  • документи нового зразка, затверджені постановою Кабінету міністрів України від 10 листопада 2010 р. № 1025
  • документи не повинні бути ламіновані
  • документи повинні містити мокрий підпис відповідної посадової особи а також повинні бути затверджені «мокрою» печаткою
  • для більшості країн вимагається проставлення апостиля на свідоцтві про народження, яке видано не менш ніж за пів року до подачі в іноземну установу.

Як знати, чи потрібен мені апостиль?

Найкраще, якщо ви спитаєте в іноземній установі, куди подаєте документи, про вимоги щодо їх оформлення. Можуть вимагатися в різних комбінаціях наступні дії: апостиль, переклад, нотаріальне засвідчення, засвідчення печаткою бюро, легалізація чи подвійний апостиль.

Зазвичай апостиль вимагають для наступних юридичних дій за кордоном

  • навчання
  • працевлаштування
  • одруження
  • отримання громадянства тощо.

Чи потрібен апостиль для Польщі?

Польща підписала Гаазьку конвенцію від 5 жовтня 1961 року, тобто апостиль на документи вимагається. Однак між Україною та Польщею діє окремий Договір про правову допомогу, згідно з яким «документи, що були складені або засвідчені відповідною установою однієї з Договірних  Сторін, скріплені  печаткою та засвідчені підписом компетентної особи, мають силу документа на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій та перекладів, що засвідчені відповідним органом. Документи, що на території однієї з Договірних Сторін визнаються офіційними, вважаються такими ж і на території другої Договірної Сторони.» Все ж дуже часто у польських ВНЗ вимагають апостильовані освітні документи. Чому так? Очевидно, документ, на якому проставлено апостиль викликає у службовців більшу довіру. Такий документ не може бути підробленим.

Відмова в проставленні апостиля.

Щоб апостилювати документ, існує ряд вимог до документів та їх оформлення:

  • документи повинні бути видані на фірмовому банку установи, бажано обласного чи районного масштабу.
  • на документі повинен стояти підпис керівника установи та мокра печатка з кодом ЄДРПОУ чи ідентифікаційним.
  • до деяких документів існує обмеження стосовно дати їх видачі.

Навіть, якщо візуально документ виглядає як такий, на якому можна проставити апостиль, будь-яке міністерство може відмовити у проставленні апостиля.

Найпоширеніші причини відмови:

  • зразок підпису чи печатки не співпадають із наявними в базі міністерства.
  • апостиль не проставлять на документі, якщо він потрібен для країни, яка висловила своє застереження щодо участі України в Гаазькій конвенції. До недавнього часу це були Німеччина та Бельгія. Німеччина переглянула своє застереження і відмінила консульську легалізацію документів для України, правда іноді вимагає подвійний апостиль на документах. Щодо Бельгії ситуація поки що не змінилася і апостилювати документи для цієї країни не вдасться.
  • якщо підпису чи печатки нема в базі міністерства, такий документ буде подано на запит. В цьому випадку процедура апостиляції триватиме до 20-30 робочих днів залежно від міністерства.
  • не приймуть на апостиль документи, текст яких міститься на кількох аркушах, якщо вони відповідним чином не прошиті і не засвідчені підписом та печаткою тієї ж посадової особи що і сам документ ( додатки до дипломів, архівні довідки, витяги із залікових книжок, тощо)

апостиль

 

Що таке подвійний апостиль?

Подвійний апостиль – процедура, внаслідок якої апостиль в звичному порядку проставляється на оригіналі документа. Після перекладу документа та його нотаріального засвідчення другим апостилем підтверджується дійсність підпису та печатки нотаріуса, що засвідчив переклад. Тому апостиль називають подвійним, хоч насправді – це просто два різні апостилі, які часто проставлені двома різними міністерствами.

Для яких країн потрібен подвійний апостиль?

Перелік країн, які вимагають проставлення подвійного апостиля, є невеликим:

Австрія, Іспанія, Бельгія, Португалія, Німеччина, Нідерланди, Австралія, Швейцарія, Франція та інші.

При подачі документів на апостиль потрібно вказати країну, для якої ставиться апостиль. Чи вказується країна в штампі “апостиль”?

У штампі «апостиль» країна не вказується. Дана інформація необхідна для наших спеціалістів, щоб зорієнтувати вас, чи потрібно ставити апостиль для країни, у якій ви будете подавати документи.

 Що таке електронний апостиль?

Електронний апостиль, це сервіс, який значною мірою спрощує процедуру апостилювання документів та пришвидшує її. На сьогоднішній день такий сервіс запроваджений у Міністерстві юстиції України. Раніше всі документи, які необхідно було апостилювати, надсилались до Києва і апостиль проставлявся безпосередньо на зворотній сторона документа. Зараз місцеві органи РАЦСу надсилають до МінЮсту скановані копії документів. Після перевірки документа на підставі даних Реєстру апостилів формується документ, що містить власне штамп апостилю та електронний підпис відповідальної посадової особи. Представник місцевого органу РАЦС, що подавав запит, роздруковує апостиль, засвідчує його мокрою печаткою та відповідним чином підшиває до оригіналу.

 У випадку відмови у проставленні апостилю, формується електронний документ про відмову.

Країна, для якої ви готуєте документи, є в переліку країн-учасниць Гаазької конвенції, але з нею також підписана двостороння угода про відміну процедури легалізації документів, і апостиль для неї не проставляється. Проте навчальний заклад (або інша установа) вимагає засвідчити апостилем українські документи. Що робити?

В даному випадку Ваші дії можуть залежати від того, які саме документи ви апостилюєте. Якщо це освітні документи, Міністерство освіти не відмовить вам у апостилюванні документів саме з цієї причини. І процедура проставлення апостилю не зашкодить вашому атестату чи диплому. Одного разу апостилювавши свої документи про освіту, ви зробите їх дійсними для всіх інших країн учасниць Гаазької конвенції.

Більш категоричним в даній ситуації є Міністерство закордонних справ.  МЗС України рекомендує звернутися до українського посольства або консульства в країні яка вимагає апостильовані документи з проханням надати лист-роз’яснення для навчального закладу чи іншої установи цієї країни, щодо досягнутих домовленостей між урядами країн, або звертатись до Кабінету міністрів України з відповідними скаргами.

Бюро перекладів «EVEREST» у м. Дрогобич допоможе Вам швидко та надійно проставити апостиль на Ваші документи, надасть кваліфіковану консультацію, виконає переклад та нотаріальне засвідчення. З бюро перекладів «EVEREST» Ви зекономите свої кошти, час та нерви і Ваша поїздка за кордон принесе Вам лише задоволення та приємні враження!

проставлення апостиля на офіційні документи